Hemos configurado 3 usuarios, el usuario TRIANGLE es quien cursa el pedido y tiene un límite de 1500€ para pedidos y facturas de compra, su aprobador es el usuario TRIANGLETM cuyo límite de aprobación es de 5000€, los pedidos que superen este importe los aprobará ROSA.ABADIA, que tiene aprobación de pedidos y de facturas ilimitada.
Hemos habilitado dos flujos de trabajo para que sea necesario solicitar aprobación si se superan los límites indicados en las configuraciones.
El usuario TRIANGLE, realiza un pedido de compra por un servicio que tiene un importe de coste de 1600€, superando su límite de aprobación, en caso de lanzar o registrar el pedido, le salta una notificación para solicitar la aprobación del documento.
El usuario TRIANGLE, envía la solicitud de aprobación y el pedido, queda marcado en estado PENDIENTE DE APROBACIÓN
Su aprobador, el usuario TRIANGLETM, recibe un correo de solicitud de aprobación, desde el mismo correo electrónico, puede visualizar el documento del pedido, seleccionando el primer enlace del nº pedido y le permite realizar las tareas de aceptar/rechazar/delegar o acceder a Business Central desde el segundo enlace de pedido, este enlace le abre una nueva pestaña con la página del pedido abierta, para poder realizar la acción de aprobación
En Business central al usuario TRIANGLETM también le aparece la notificación de solicitud de aprobación
El usuario TRIANGLETM revisa el pedido y no está de acuerdo, incluye un comentario y rechaza el documento.
El usuario TRIANGLE, recibe un correo de notificación del rechazo del pedido.
El usuario TRIANGLE, negocia el precio, modifica el pedido y envía una nueva solicitud de aprobación
El usuario TRIANGLETM, recibe un nuevo correo de notifacación, visualiza el documento y lo aprueba.
El pedido ahora ya ha quedado en estado LANZADO con lo que ya se puede proceder al registro del documento.
En el menú de aprobaciones, podemos ver el registro de las aprobaciones y rechazos y los usuarios que han intervenido.
El usuario TRIANGLE, crea un nuevo pedido por importe de 6.600€, que supera el límite de aprobación del usuario TRIANGLE y también el del usuario TRIANGLETM, por lo que se delega automáticamente al usuario ROSA.ABADIA
El usuario ROSA.ABADIA recibe la notificación por correo y aprueba el documento.
El pedido queda en estado LANZADO y ya se puede registrar.
También queda el historial de aprobaciones en el documento.